Una reception è spesso il primo contatto telefonico con l'azienda. Deve ricevere richieste, raggiungere le persone giuste e gestire situazioni in cui un collega non è disponibile. Quando si confrontano soluzioni di centralino Fastweb Business, è utile definire le attività quotidiane della reception prima di discutere caratteristiche tecniche o nomi commerciali. Una piccola struttura può avere poche postazioni, mentre una sede più grande riceve chiamate dirette a molti reparti. Il sistema scelto dovrebbe essere valutato sulla base delle modalità di trasferimento desiderate e dell'organizzazione degli orari. Se è presente un team di servizio clienti, può essere necessario distinguere telefonate operative e richieste commerciali. Le funzionalità specifiche, comprese eventuali code o messaggi, devono essere confermate nella proposta e non vanno considerate sempre incluse. Prima di progettare il cambiamento è utile controllare quanti numeri esistono già, quali vengono pubblicizzati e se devono rimanere attivi. La compatibilità dei terminali e la qualità della connettività possono influire sulla fattibilità tecnica. Anche la formazione del personale è un elemento importante: una gestione telefonica efficace richiede procedure semplici e chiare per chi deve usarle ogni giorno. Se la reception lavora su turni, può essere utile spiegare come cambia l'organizzazione nelle diverse fasce orarie. Allo stesso modo, un team di assistenza può avere periodi di maggiore carico che meritano una valutazione specifica. Queste informazioni aiutano a capire quali funzioni siano davvero necessarie. Non bisogna tuttavia presumere che il centralino proposto preveda strumenti avanzati senza una conferma puntuale delle caratteristiche contrattuali. Chi desidera approfondire le soluzioni Fastweb NeXXt Communication e la telefonia aziendale può consultare fastweb business per aziende. Nel modulo di richiesta conviene descrivere il numero di postazioni e le esigenze della reception o dell'assistenza. Le condizioni e le funzioni disponibili dovranno essere verificate sul preventivo aggiornato.
